Code d’éthique – Troupe Désinvolte

PRÉAMBULE

Ce code d’éthique s’applique de manière générale aux administrateurs de la Troupe Désinvolte (mentionnée ci-après “la Troupe”), mais également, aux endroits indiqués, à toute personne membre ou non membre, y compris les personnes engagées contractuellement par la Troupe qui participent à une activité organisée par la Troupe.

Note: Pour ne pas alourdir le texte, le masculin est utilisé comme terme générique et désigne donc aussi bien les femmes que les hommes.

GLOSSAIRE

Acte dérogatoire : tout comportement jugé inacceptable, y compris toute forme d’harcèlement, d’intimidation et discrimination

Administrateur: membre du conseil d’administration de la Troupe

Conflit: toute mésentente, tout désaccord existant entre deux personnes, qu’ils soient administrateurs, membres ou non de la Troupe, ou toute plainte ou accusation faite par une personne envers une autre concernant l’application des règlements généraux de la Troupe incluant les codes, guides, procédures afférents, et qui nuisent au bon fonctionnement de la Troupe ou de toute activité ou projet entrepris dans le cadre de ses opérations

Conflit d’intérêts: toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaires à l’exercice d’une fonction et à la poursuite des buts de l’organisme, ou à l’occasion de laquelle l’administrateur utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un avantage indu à une tierce personne.

Membre : personne qui a payé sa cotisation annuelle à la Troupe

Non-membre: personne qui participe à une ou plusieurs activités de la Troupe sans avoir payé la cotisation annuelle

CHAPITRE I – VALEURS

Article 1
Les valeurs fondamentales auxquelles le conseil d’administration de la Troupe, ci-après nommé « l’organisme » adhère sont les suivantes:

la compétence : l’administrateur s’acquitte de ses devoirs avec professionnalisme. Il met à contribution ses connaissances, ses habiletés et son expérience dans l’atteinte des résultats visés. Il est responsable de ses décisions et de ses actes, ainsi que de l’utilisation judicieuse des ressources et de l’information mises à sa disposition;
l’impartialité : l’administrateur fait preuve de neutralité et d’objectivité. Il prend ses décisions dans le respect des règles applicables et en accordant un traitement équitable à tous ceux avec qui il est en relation;
l’intégrité : L’administrateur se conduit de manière juste et honnête. Il évite de se mettre dans une situation où il se rendrait redevable à quiconque ou pourrait l’influencer indûment dans l’accomplissement de ses devoirs;
la loyauté : L’administrateur est conscient qu’il est un représentant de l’organisme. Il s’acquitte de ses devoirs dans le respect des orientations et décisions prises par ses instances;

De plus, les administrateurs, ainsi que toute personne participant à des activités de la Troupe, s’engagent à adhérer aux valeurs suivantes:

5. le respect : La personne manifeste de la considération à l’égard de tous avec lesquels elle interagit dans l’accomplissement des activités menées au sein de la Troupe. Plus précisément, il est attendu que ce respect se traduise par les comportements suivants:

Il fait preuve de courtoisie, d’écoute et de discrétion à l’égard des personnes avec lesquelles il entre en relation dans l’accomplissement de ses devoirs.
Il fait preuve de diligence dans l’accomplissement des tâches auxquelles il s’est engagé et applique les principes du professionnalisme notamment la ponctualité, la communication des faits pertinents, tels que les imprévus ou les conflits d’horaire qui pourraient l’empêcher de remplir ses engagements.
Il fait preuve de respect et de confiance face aux compétences et au jugement des personnes qui prennent en charge des dossiers et des décisions au sein de la Troupe.

Il évite en tout temps tout comportement qui pourrait constituer une forme de discrimination, de harcèlement, physique, sexuel ou émotionnel ou d’intimidation à l’égard d’autrui.

6. La sécurité : lors de la mise sur pied d’un projet, d’une pièce de théâtre, d’un cours ou d’une activité, toute personne responsable d’une tâche ou d’un groupe doit veiller, dans la mesure du raisonnable, à la sécurité physique et psychologique des membres, du public ou de toute autre personne impliquée dans le cadre de l’activité ou du projet.

CHAPITRE II – DEVOIRS ET OBLIGATIONS DES ADMINISTRATEURS

Article 2
L’administrateur est tenu, dans l’exercice de ses fonctions, de respecter les valeurs, les principes d’éthique et les règles de déontologie prévus au présent Code, tant qu’il demeure administrateur de la Troupe. Il doit également agir avec bonne foi, compétence, prudence, diligence, efficacité, assiduité, équité, impartialité, honnêteté, intégrité et loyauté dans l’exercice de ses fonctions.

Article 3

L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, se conformer aux principes suivants:

il lui est interdit d’utiliser ses fonctions officielles afin d’en tirer un profit monétaire ou matériel à titre personnel;
il lui est interdit d’outrepasser ses fonctions officielles pour procurer un avantage à des personnes physiques ou morales dans leurs rapports avec l’organisme;
il lui est interdit d’utiliser à son profit ou au profit d’un tiers des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public;
il lui est interdit d’utiliser directement ou indirectement à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’organisme, y compris les biens loués, ou d’en permettre l’usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées; et
à l’expiration de son mandat, il a le devoir de ne pas tirer d’avantages et profits indus de la charge qu’il a occupée.

Article 4
L’administrateur est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue. Aussi, l’administrateur est tenu de signer un engagement de confidentialité et de consentement (en annexe).

Article 5
L’administrateur, autre que la présidence et la direction artistique, ne peut représenter officiellement l’organisme à l’externe, sans l’autorisation expresse du conseil d’administration ou de l’assemblée générale des membres, et il ne peut d’aucune manière engager autrement l’organisme. Tout semblable engagement ou représentation du président ou de tout administrateur autorisé doit être compatible avec les buts, les orientations et les politiques de l’organisme.

Article 6
L’administrateur adopte, dans ses relations avec les personnes physiques et morales faisant affaire avec l’organisme, ainsi qu’avec le personnel de celui-ci, une attitude empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et à éviter tout abus.

Article 7
Tout autre administrateur doit déclarer par écrit au président ou à toute autre personne désignée par l’organisme, le cas échéant, tout intérêt susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts, sous peine de destitution.

Les situations suivantes constituent, mais de manière non limitative, un conflit d’intérêts:

l’utilisation, à ses propres fins ou au profit d’un tiers, d’informations confidentielles ou privilégiées auxquelles un membre du conseil d’administration a accès dans le cadre de ses fonctions, de même que des biens, équipements et services de l’organisme;
l’utilisation par un administrateur de ses prérogatives ou fonctions en vue de rechercher un gain ou un profit ou d’en retirer un avantage personnel ou pour le profit d’un tiers;
la participation à une délibération ou à une décision de l’organisme, sachant qu’un conflit réel ou potentiel existe, afin de l’influencer et d’en retirer un avantage personnel ou pour celui d’un tiers;
la sollicitation d’une faveur, d’un emploi ou d’un contrat par un administrateur pour lui-même, pour un proche ou pour un associé.

On peut se référer à l’article 27 des règlements généraux (voir Annexe B) pour d’autres exemples de conflits d’intérêts.

Article 8

Un administrateur qui déclare avoir un intérêt susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts doit s’abstenir de prendre part à toute délibération ou décision risquant d’être entachée ou reliée de quelque façon à telle situation.

À cette fin, il doit notamment se retirer de la réunion ou du comité de l’organisme pour la durée des délibérations et du vote relatifs à la question qui le place dans une situation de conflit d’intérêts. Il doit également s’abstenir de tenter d’influencer les membres du conseil d’administration à ce sujet lors d’échanges qui peuvent survenir en dehors des rencontres formelles.

Article 9
Le secrétaire de l’organisme doit faire état dans le procès-verbal de la réunion de chaque cas de déclaration d’intérêts d’un administrateur, de son retrait de la réunion ou du fait qu’il n’a pas pris part à la discussion ou à la décision.

CHAPITRE III – GESTION DES CONFLITS

Article 10

En cas de conflit entre les personnes qui ne peut être résolu à l’amiable et qui nuit au bon fonctionnement de la Troupe, une des personnes concernées peut apporter le conflit à l’attention du conseil d’administration.

Article 11

Le CA s’engage à entendre les conflits qui nuisent au bon fonctionnement de la Troupe et de ses activités lorsqu’ils concernent des infractions aux règlements généraux de la Troupe ou des guides, codes et procédures afférents. Toutefois, le CA n’interviendra dans aucun conflit d’ordre personnel entre les personnes, ni dans aucun conflit où les personnes concernées n’ont pas d’abord tenté de trouver une résolution à l’amiable. Dans le cas où deux personnes chargées d’un projet commun ne trouvent pas de résolution à un conflit personnel qui empêcherait leur collaboration continue, une ou l’autre des personnes devra se désister du projet et le CA verra à son remplacement.

Article 13

Les sanctions imposables aux personnes par l’assemblée générale des membres ou le CA sont décrites à l’article 9 des règlements généraux (voir Annexe B).

Article 14

En cas de conflit entre un ou plusieurs membres, un ou plusieurs administrateurs ou entre membre(s) et administrateur(s), où la résolution à l’amiable est impossible, ces options seront possibles:

1. dans le cas où le conflit concerne au plus deux administrateurs, le conflit sera entendu par les autres administrateurs et au moins un membre Désinvolte non impliqué dans le conflit, qui sera nommé par le CA comme participant neutre aux démarches et aura accepté cette responsabilité. Le choix du membre neutre devra être approuvé par toutes les parties concernées par le conflit.

2. dans le cas où le conflit concerne au moins trois administrateurs, les administrateurs non visés par le conflit pourront soit entendre le conflit avec l’appui d’au moins trois membres Désinvolte participants neutres, soit écrire à l’ensemble des membres Désinvolte pour les informer de la nature et des faits du conflit et leur demander de confirmer la nécessité de tenir une assemblée spéciale pour résoudre le conflit.

3. dans le cas où l’intégrité de tout le CA est remise en question, un administrateur peut demander la tenue d’une assemblée spéciale pour entendre le conflit.

4. dans le cas où le conflit concerne un membre et un administrateur, le conflit sera entendu par les administrateurs, excluant l’administrateur concerné, et une décision sera prise. Un membre extérieur à la situation pourrait participer à la discussion.

5. dans le cas où le conflit concerne des membres, le conflit sera entendu par les administrateurs et une décision sera prise concernant les membres concernés.

Les décisions prises résultent du traitement des situations au cas par cas. À moins d’une entente entre les parties impliquées dans un conflit avec le CA, tout conflit de cet ordre devra être partagé avec les administrateurs lors de la prochaine assemblée générale annuelle.

Article 15

Le secrétaire de l’organisme doit documenter et faire état dans le procès-verbal de la réunion de chaque cas discussion relatives à un conflit entre les membres, du retrait de la réunion de tout administrateur visé par une plainte, ou de toute administrateur n’ayant pas pris part à la discussion ou à la décision.

CHAPITRE IV – MÉCANISMES D’APPLICATION

Article 16
Le président de l’organisme doit s’assurer du respect du présent Code par les administrateurs et des suivis par rapport aux cas de non-respect du code auprès du conseil d’administration concernant les comités de production et les opérations, ainsi que les personnes membres ou non de la Troupe.

Article 17
Toute allégation de conflit d’intérêts, de conflit ou d’un acte dérogatoire au présent Code doit être portée à l’attention du CA. Le CA s’engage à accuser réception de la plainte dans un délai de 15 jours. L’administrateur ou le membre visée par une allégation de conflit d’intérêts ou d’un acte dérogatoire au présent Code doit être informé par écrit par le président de l’organisme de l’allégation le visant. Il a droit d’être entendu par ce dernier ou de déposer par écrit sa version des faits afin d’apporter tout éclairage pertinent dans un délai de 30 jours suivant l’accusé de réception de sa plainte. Le président peut prendre avis d’un comité d’éthique constitué à cette fin, le cas échéant.

Article 18
Le président doit, après avoir pris connaissance du dossier et avoir entendu l’administrateur ou la personne visée, reçu sa déposition écrite, le cas échéant, ou pris avis d’un comité d’éthique s’il l’estime nécessaire, informer par écrit l’administrateur ou la personne visée de la décision dans un délais de 30 jours et, le cas échéant, de la sanction imposée, en indiquant les motifs de cette sanction.

Article 19
Toute allégation de conflit d’intérêts ou d’un acte dérogatoire au présent Code concernant le président est traitée par le vice-président, qui jouit alors des pouvoirs accordés au président à l’égard de cette allégation.

Article 20

Nonobstant l’article 17, le CA peut prendre des mesures disciplinaires allant de la suspension à l’expulsion du membre ou de l’administrateur de la Troupe dans les cas suivants (preuves à l’appui):

Manquements graves au présent code ayant un impact sur la sécurité physique et psychologique d’autrui.

Comportement discriminatoire, harcèlement ou intimidation.

Prise d’actions au nom de la Troupe sans autorisation.

Malversation, activité criminelle ou illégale.

ANNEXE A – ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ ET CONSENTEMENT

Je, soussigné,__________________________, en tant que membre du CA de la Troupe Désinvolte, m’engage à ne pas divulguer les renseignements à caractère confidentiel qui seront partagés lors des échanges courriels, des rencontres du CA, ainsi que dans toute situation liée à l’exercice de mes fonctions au sein du CA de la Troupe Désinvolte et à ne pas déléguer mes fonctions, totalement ou en partie, à une tierce personne, sauf suite à l’autorisation du CA lors de circonstances exceptionnelles, tant durant l’exécution du mandat de mes fonctions de membres du CA que lorsque celui-ci prendra fin.

De plus, je m’engage à signer le formulaire de consentement requis permettant au CA de la Troupe Désinvolte de prendre action en cas de non-respect des règles du code d’éthique.

Je reconnais avoir pris connaissance du code d’éthique et je m’engage à me conformer aux règles.

EN FOI DE QUOI, j’ai signé en duplicata à __________________ en ce ____^e jour du mois de _________________ 20_____

________________________________________

Signature du candidat élu au CA

_________________________________________

Nom et prénom (LETTRES MOULÉES)

ANNEXE B – ARTICLES 9 ET 27 DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Article 9 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION

9.1 Le conseil d’administration peut, par résolution, radier tout membre qui omet de verser la cotisation à laquelle il est tenu. Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :

• d’avoir été condamné pour une infraction au Code criminel;

• de critiquer l’organisme de façon intempestive et répétée;

• de porter des accusations fausses et mensongères à l’endroit de l’organisme;

• d’enfreindre les règles du Code d’éthique de l’organisme;

• d’enfreindre les lois relatives aux personnes morales ou de manquer à ses obligations d’administrateur.

9.2 Le conseil d’administration est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il pourra éventuellement déterminer, pour autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité, et en conformité avec dispositions établies dans le code d’éthique. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.

9.3 Suite à la décision du conseil d’Administration un membre expulsé ou suspendu n’aura droit à aucun remboursement du droit d’adhésion ou de la cotisation annuelle.

Article 27 CONFLITS D’INTÉRÊTS

27.1 Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l’organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers des biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l’organisme.

27.2 Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme. Il doit dénoncer sans délai à l’organisme tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

27.3 Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l’organisme ou contracter avec lui, pour autant qu’il signale aussitôt ce fait à l’organisme, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration.

27.4 L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. S’il vote, sa voix ne doit pas être comptée. Cette règle ne s’applique pas, toutefois, aux questions concernant la rémunération de l’administrateur ou à ses conditions de travail.

27.5 À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.

27.6 Ni l’organisme ni l’un de ses membres ne pourront contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant, d’une part, l’organisme et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.